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1-2 入居までに必要となる書類など

お部屋探しから入居までの期間の中で、大変重要な手続きはもちろん賃貸借契約の締結です。

だいたいの場合、気に入った物件が決まって入居申込書を記入する際や、入居審査通過の連絡の際に、不動産会社から必要書類等が示されますので、その時点から契約に必要な書類を集めれば多くの場合問題ありません。

ただし、スケジュールがタイトな場合や、賃貸物件を探しているエリアが現住所から相当遠方である場合、非常に多忙な方で役所へ行く時間を確保するのが難しい場合などは、書類を入手するためのスケジュールもある程度考えておいた方が慌てなくて済むと思います。

そこで、ここでは一般的に必要とされることの多い書類等を挙げておきます。

但し、個々の賃貸物件、大家さん、管理会社よって必要とされる書類が異なりますので、実際の手配は不動産会社に確認をした後の方が良いと思います。

【入居者本人に関して】

1.身分証明書

運転免許証や健康保険証などです。近時は本人確認を厳密に求められていることもあり、契約前の段階で不動産会社がこれらをコピーする場合が多くなっていると思います。学生さんの場合は学生証が必要な場合もあります。

2.住民票の写し

現在の居住関係を証明する書類です。現在お住まいの市区町村役所の本庁・支所・出張所などで発行を受けることが出来ます。

通常は1通につき発行手数料300円程度が必要です。ちなみに名古屋市は1通300円です。郵便での請求も可能です。

参考リンク:戸籍謄本抄本・住民票の写しなどの証明 – 名古屋市ホームページ

3.印鑑登録証明書と実印

いわゆる実印の印影と氏名・住所・生年月日等が記載されており、登録した本人の印鑑を公的に証明する書類です。

賃貸借契約書への押印は、実印でなく認印でもOKな場合もありますが、近時は実印での押印を求められる場合も多くあります。

既に印鑑登録をしてある場合は、印鑑登録手帳または印鑑登録カード(手帳型かカード型かは自治体のより異なります)があれば、市区町村役所の本庁・支所・出張所などで発行を受けることが出来ます。

発行手数料は1通300円程度です。ちなみに名古屋市は1通300円です。

非常に大切な書類なので、役所の窓口で本人確認書類の提示を求められるのが通常です。身分証明書等を持参しましょう。

尚、印鑑登録をしていない場合は、まず印鑑登録をすることが必要です。通常、いわゆる三文判(大量生産されて他の印鑑と識別が困難なもの)では受付してくれませんので、三文判しか持っていない方は印鑑を作る必要もあります。尚、本人が直接役所へ行けない場合、ほとんどの場合即日登録することができないと思います。印鑑登録が完了すると、印鑑登録手帳または印鑑登録カードが交付されますので、これを使って印鑑証明書の交付を請求します。印鑑登録自体は無料、印鑑登録証明書の交付は上記の通り有料というのが通常です。

参考リンク:印鑑登録申請・印鑑登録証明書・その他の印鑑に関する申請(各種届出と証明制度のご案内) – 名古屋市ホームページ

4.収入を証明する書類

源泉徴収票や住民税課税証明書などです。源泉徴収票は勤務先の経理担当者に依頼すれば発行してくれます。課税証明書は納税している(住民登録のある)市区町村役場で請求すれば交付されます。

実際には、これらの書類を必要としない場合も多いです。

5.預金通帳と銀行印

通常は必要ありませんが、近時は家賃を口座振替にて徴収する場合もあります。

6.認印

実印や銀行印があれば事足りるのですが、認印でもOKな書類にまでこれらの印鑑を押すのはイヤだな、と思う方も多いと思いますので、認印はあった方が良いと思います。

7.契約者が法人の場合

法人の履歴事項全部証明書(登記簿謄本)・法人の実印(代表取締役印等)が通常必要です。

新規開業や法人設立予定の場合は、事業計画書や法人登記申請の際に必要な定款の写しなどの提出が必要な場合もありますが、ケースバイケースです。

【連帯保証人が必要な場合の連帯保証人】

1.住民票の写し

必要でないことも多いですが、提出を求められる場合もあります。

2.印鑑登録証明書と実印押印

連帯保証人が必要な場合には、「連帯保証人引受承諾書」や「賃貸借契約書」に連帯保証人自らが実印を押印する必要があるのが通常です。

連帯保証人が遠方にいる場合等、書類のやりとりに時間がかかる事も多く、また何よりもまず早めに連帯保証人を引き受けてくれるよう依頼する必要があります。

※ 近時は、家賃保証会社を利用することで、連帯保証人をたてることは不要とする物件も増えてきました。ただ、物件によっては、家賃保証会社の利用+連帯保証人が必要な場合も稀にあります。また、家賃保証会社に支払う費用が連帯保証人を立てることで安くなる場合もあります。

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繰り返しになりますが、賃貸借契約に必要な書類については、大家さん・管理会社・物件によって異なります。書類の交付には多少の費用もかかりますので、気に入った物件が決まってから、仲介する不動産会社に確認を取って準備するのが良いでしょう。

ただ、急な異動等、事情によりスケジュールが非常にタイトな場合には、必要になる可能性のある書類を一式揃えてしまってから不動産会社に赴き、出来るだけスピーディーな手続を手配してもらえるようにする、というのもありです。

(注)尚、住民票・印鑑登録証明書・法人の履歴事項全部証明書等の証明書は、通常発行から3ヶ月以内のものの提出を求められますので、はりきって準備が早すぎると無駄になることもあります。ご注意ください。

今回の「賃貸住宅Q&A – 教えて!覚王山ハウス」では、賃貸借契約に向けて準備する書類について書きました。仰々しい書類も多くて面倒に感じられることもあるかも知れませんね。でも役所に行く時間さえ確保できれば簡単です。

ただ、実印や印鑑登録証明書のように、取り扱いを慎重にしなければならないものもあります(銀行印と預金通帳を一緒に保管するのが良くないように、実印と印鑑登録証明書を一緒に保管するのも良くありません)。また、紛失したりしないように十分ご注意ください。

覚王山ハウスでは、入居審査結果をお知らせする際に、その後のスケジュールや必要書類、入居までに必要となる費用についてご説明し、書面にしてお渡ししています。「書類取得の方法などが良くわからない」「準備できない書類がある」等の場合も、遠慮なくご相談下さい。

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